Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen sind ab 1. Juli 2011 reduziert!

Vorwort:
Sollte die Archivierung Ihrer eMails noch nicht „sauber“ gelöst sein und Sie regelmäßig eMails mit Rechnungen Ihrer Dienstleister und Lieferanten empfangen; hier finden Sie ein deutliches Argument, dies Thema dringend anzugehen.

Ab heute sind Art. 5 des StVereinfG 2011 die Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert worden.

Der bisherige Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw. zusätzlich mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz muss nun nicht mehr erbracht werden.
Die Echtheit ist gem. Art. 5 des StVereinfG 2011 gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Verwendet ein Unternehmer also keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG selbst fest.

Hierbei gilt es,  ein Verfahren das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, festzulegen.
Im eigenem Interesse wird hier insbesondere zu überprüfen sein, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich um ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss.

In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.

WICHTIG:
Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren.

Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z.B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt.

Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig und würde außerdem einen Medienbruch darstellen.
(Quelle in Auszügen: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der
elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011)
[Bild: RainerSturm Pixelio.de]