Auskunftsersuchen nach §34 BDSG

Handlungsbedarf ist nun deutlich im Bereich Auskunftsersuchen angezeigt (siehe unten).
Jeder kann zu jeder Zeit Ihrem Unternehmen die Frage stellen, ob und welche Daten Sie von der anfragenden Person haben, wann Sie sie wozu, wie erhoben oder verarbeitet und wem Sie sie zwischenzeitlich mitgeteilt haben. Die Antwort muss korrekt, schriftlich und zeitnah erfolgen.

Im Unternehmen sollte ein Prozess dokumentiert sein, welcher sich mit der korrekten Behandlung von Auskunftsersuchen befasst. Es ist für den Erfolg der Umsetzung entscheidend, diesen bei den MitarbeiterInnen auch genügend bekannt zu machen.

Das Auskunftsersuchen wird in der Regel von der Datenschutzbeauftragten jeweils geprüft und in Ihrem Namen gesendet.

Für die erteilten Antworten ist auch ein geschützter und zu archivierender Ablageort einzurichten, da sie aufgehoben werden müssen, sowie die zuverlässige Möglichkeit des Löschens der Betroffenendaten, resp. Sperrens auf Anfrage der Betroffenen sicherzustellen.

Durch die Novellierung des BDSG wurde der Umfang der zu erteilenden Auskunft erweitert. Zudem besteht bei falscher oder unzureichender Auskunftserteilung ein erhebliches Risiko, da ab dem 01.04.2010 Auskünfte, die nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, mit einem Bußgeld bis zu €50.000 geahndet werden können.

Alle MitarbeiterInnen sollten also unbedingt wissen, wie mit Auskunftsersuchen umgegangen werden soll.

Hintergrund hierzu aus dem Gesetz:
§ 34 – Auskunft an den Betroffenen
(1) Der Betroffene kann Auskunft verlangen über
1. die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
2. *Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und
3. den Zweck der Speicherung.

*Die verantwortliche Stelle kann hier entweder konkrete Empfänger, an die Daten übermittelt werden, oder lediglich Empfängerkategorien angeben. Ebenso wie für Datenkategorien gilt, dass eine abstrahierende Zusammenfassung von bestimmten Empfängergruppen möglich ist.
Doch muss die Bezeichnung hinreichend konkret und für Außenstehende verständlich sein und die Tragweite der Übermittlung erkennen lassen.
Eine allgemeine Bezeichnung wie z.B. “Lieferant” genügt nicht. Es muss erkennbar sein, in welchem Betätigungsfeld oder welcher Branche die Partner oder Lieferanten aktiv sind. Die Empfängerkategorie könnte z.B. „Telekommunikationsunternehmen“ oder „Druckerei“ lauten.