GDD ERFA-Kreis Bayern

Informationssicherheit und Datenschutz
(Helko Kögel, Leiter Security & Safety IABG)

Aktuelle Trends der Informationstechnik: Was kommt auf den DSB zu?
(Prof. Gerling)

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht
(Thomas Kranig, Leiter des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht)

Aktuelles zum Beschäftigtendatenschutz
(Thomas Kranig, Leiter des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht)

INITIATIVE Datenschutz geht zur Schule
(Daniela Duda)

Zeit zum Löschen

Unternehmen haben gewisse Pflichten hinsichtlich Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen betreffend des Geschäftsbetriebes zu beachten.
Werden diese Unterlagen zu früh entsorgt, kann das von Fall zu Fall zu großen Problemen führen.
Löscht man allerdings zu spät, ist es aus Datenschutzsicht ein Thema, welches auch -z.B. im Falle einer Prüfung- nicht zu unterschätzen ist.
(u.a. §35 Abs. 2 BDSG)

Der Januar ist aufgrund des (in den meisten Unternehmen) nun beginnenden Geschäftsjahrs ein guter Zeitpunkt, um das Archiv zu räumen, sich also wieder einmal einen Überblick zu verschaffen und damit auch Platz zu gewinnen.

Diese Schritte sind zu empfehlen:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen.
2. Überprüfen Sie die Vorgaben hinsichtlich Archivierung/Aufbewahrung.
3. Löschen Sie datenschutzgerecht: Schreddern der Papiere und CDs, mehrfaches Löschen der Speicherbereiche von elektronischen Archiven.
4. Protokollieren Sie die Löschvorgänge und informieren Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n .

Eine Checkliste (6-jährige und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) stellt hierzu unter anderem redmark bereit.

Der Datenschutz geht mit der Zeit – aber er geht nicht weg

Wenn Sie davon ausgehen, dass der Datenschutz ein Thema ist, welches in Ihrem  Unternehmen “schon ausreichend” Beachtung findet und Sie nicht “das auch noch” angehen wollen, empfiehlt sich möglicherweise die Lektüre der Ergebnisse verschiedener Fachgremien, welche es in jüngerer Zeit zunehmend schaffen, diesen wieder und wieder in den Fokus von Politik und Gesellschaft zu setzen.
Anhand von vier im Folgenden vorgestellten Sachverhalten läßt sich gut veranschaulichen, welche Dynamik diesem Thema inzwischen innewohnt.

Für die GeschäftsführerInnen der Unternehmen kann das ein klares Signal sein, zu handeln und die internen Weichenstellungen in Richtung Datenschutz zu stellen, um nicht von der mehr und mehr einsetzenden Sensibilisierung kalt erwischt zu werden.

Denn dann drohen im Zweifelsfall Bußgelder und vor allen Dingen ein möglicher Rufschaden. (weiterlesen …)