Studie zum Selbst- und Fremdbild des DSB zeigt konkreten Handlungsbedarf auf

Ob es nun die Beratungskompetenz des internen oder externen Datenschutzbeauftragten ist, dessen “Machtfülle” und Wirkungsgrad oder auch das Verständnis seiner Aufgaben; in Summe ist der Gesetzgeber aufgerufen, die erforderliche Fachkompetenz verbindlich an ein Studium oder ähnliches zu knüpfen.

In der im Dezember 2011 veröffentlichten, wissenschaftlichen “Studie zum Selbst- und Fremdbild des DSB“, welche der BvD e.V. in Kooperation mit der Universität Oldenburg durchgeführt hat, wird u.a. transparent, dass die Fachkunde des DSB oftmals als nicht ausreichend eingestuft wird.

Zudem sollte im Rahmen der Ausbildung der Datenschutzbeauftragten deutlich mehr Augenmerk auf deren Kommunikations- und Beratungskompetenz gelegt werden. Ein klares Berufsbild unterstützt die Eigen- wie auch Fremdeinschätzung dieser wichtigen Position.

Für Unternehmen ist es empfehlenswert, auf die Fachkunde und fortlaufende Weiterbildung ihrer Datenschutzbeauftragten zu achten. Eine Alibi-Funktion verschwendet Geld und Zeit.

[Bild - Urheber: Dagmar Zechel | pixelio.de]

Zeit zum Löschen

Unternehmen haben gewisse Pflichten hinsichtlich Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen betreffend des Geschäftsbetriebes zu beachten.
Werden diese Unterlagen zu früh entsorgt, kann das von Fall zu Fall zu großen Problemen führen.
Löscht man allerdings zu spät, ist es aus Datenschutzsicht ein Thema, welches auch -z.B. im Falle einer Prüfung- nicht zu unterschätzen ist.
(u.a. §35 Abs. 2 BDSG)

Der Januar ist aufgrund des (in den meisten Unternehmen) nun beginnenden Geschäftsjahrs ein guter Zeitpunkt, um das Archiv zu räumen, sich also wieder einmal einen Überblick zu verschaffen und damit auch Platz zu gewinnen.

Diese Schritte sind zu empfehlen:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen.
2. Überprüfen Sie die Vorgaben hinsichtlich Archivierung/Aufbewahrung.
3. Löschen Sie datenschutzgerecht: Schreddern der Papiere und CDs, mehrfaches Löschen der Speicherbereiche von elektronischen Archiven.
4. Protokollieren Sie die Löschvorgänge und informieren Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n .

Eine Checkliste (6-jährige und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) stellt hierzu unter anderem redmark bereit.

Der Datenschutzjahresbericht

Zum Jahresende planen sich Datenschutzbeauftragte gern einige Stunden ein, um den Bericht über die zurückliegenden Entwicklungen, den aktuellen Stand, sowie mögliche Prognosen für das kommende Jahr zu verfassen.

Der Aufwand hierfür ist nicht gering eizuschätzen und ich kann nur dafür plädieren, die notwendige Zeit auch zur Verfügung zu stellen und sich die Unterstüzung der Kolleginnen und Kollegen zu holen, um letzte Informationen dafür zu erhalten.

Der Geschäftsführung empfehle ich durchweg, einen Bericht einzufordern und dann auch aufmerksam zu lesen, selbst wenn dieser möglicherweise lang und teilweise bürokratisch anmutet. In jedem Fall zeigt er Ihnen den Stand der Dinge und kann als Handlungsempfehlung für weitere Schritte gute Dienste leisten.

Die bekannten Fachmedien und Foren liefern Handreichungen für Struktur und Schwerpunkte eines solchen Berichtes:

Datenschutz Praxis
BfDI

Aushangpflichtige Gesetze

Grundlegend ist dies kein echtes “Datenschutzthema”. Empfehlenswert mag es dennoch sein, sich damit zu befassen.
Grundsätzlich sind Arbeitnehmerschutzgesetze, welche den Arbeitnehmern bekannt gemacht werden sollen, von der Aushangpflicht betroffen.

In den jeweiligen Gesetzen finden sich entsprechende Bestimmungen, die diese Aushangpflicht begründen. So zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz in § 16 Abs. 1.
Ziel der Aushangpflicht ist grundlegend, die ArbeitnehmerInnen über jene für sie geltenden Schutzvorschriften zu informieren.

Es müssen nur jene Gesetze ausgehängt werden, in deren Schutzbereich die jeweiligen ArbeitnehmerInnen fallen.
(Röntgenverordnung (RöV) in Betrieben, welche eine Röntgeneinrichtung betreiben.)

Aushangpflichtige Gesetze sind für die ArbeitnehmerInnen leicht zugänglich und lesbar anzubieten. Geeignet erscheint ein Aushang am
Schwarzen Brett, bzw. eine Veröffentlichung über das Intranet, sofern alle ArbeitnehmerInnen Zugang zu einem PC mit Zugang zum Intranet des Unternehmens haben.

Der Arbeitgeber die jeweils aktuelles Fassung des ganzen Gesetzes aushängen bzw. auslegen. (weiterlesen …)

Der Datenschutz geht mit der Zeit – aber er geht nicht weg

Wenn Sie davon ausgehen, dass der Datenschutz ein Thema ist, welches in Ihrem  Unternehmen “schon ausreichend” Beachtung findet und Sie nicht “das auch noch” angehen wollen, empfiehlt sich möglicherweise die Lektüre der Ergebnisse verschiedener Fachgremien, welche es in jüngerer Zeit zunehmend schaffen, diesen wieder und wieder in den Fokus von Politik und Gesellschaft zu setzen.
Anhand von vier im Folgenden vorgestellten Sachverhalten läßt sich gut veranschaulichen, welche Dynamik diesem Thema inzwischen innewohnt.

Für die GeschäftsführerInnen der Unternehmen kann das ein klares Signal sein, zu handeln und die internen Weichenstellungen in Richtung Datenschutz zu stellen, um nicht von der mehr und mehr einsetzenden Sensibilisierung kalt erwischt zu werden.

Denn dann drohen im Zweifelsfall Bußgelder und vor allen Dingen ein möglicher Rufschaden. (weiterlesen …)

Datenschutz ist Chefsache

Das Unternehmen vor Schaden durch unnötige Fehler oder Datenklau zu bewahren.

Verschiedene Gesetze legen fest, dass eine klare Haftung bei der Geschäftsführung zu sehen ist, was Datensicherheit und Datenschutz betrifft.
§ 9 BDSG: Kontrolle von Zugriff, Übermittlung und Verfügbarkeit von Daten.
§ 88 TKG, § 206 StGB: Schutz des Fernmeldegeheimnisses.
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§ 91 Abs. 2 AktG (Innenhaftung): Pflicht zum Risikomanagement.
§ 43 Abs. 1 und 2 GmbHG (Innenhaftung): Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns.

Manchen erscheint es nahezu unmöglich, in jedem Bereich alles Notwendige zu tun. Dennoch ist eine eher schädliche Reaktion jene, zu denken, dass hier nichts geschehen kann.
Die tagesaktuellen Meldungen in den verschiedensten Medien zeigen ein anderes Bild und allein der Rufschaden durch derlei Berichterstattung ist mehr als schmerzhaft für den Unternehmenserfolg.