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Zeit zum Löschen
Unternehmen haben gewisse Pflichten hinsichtlich Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen betreffend des Geschäftsbetriebes zu beachten.
Werden diese Unterlagen zu früh entsorgt, kann das von Fall zu Fall zu großen Problemen führen.
Löscht man allerdings zu spät, ist es aus Datenschutzsicht ein Thema, welches auch -z.B. im Falle einer Prüfung- nicht zu unterschätzen ist.
(u.a. §35 Abs. 2 BDSG)
Der Januar ist aufgrund des (in den meisten Unternehmen) nun beginnenden Geschäftsjahrs ein guter Zeitpunkt, um das Archiv zu räumen, sich also wieder einmal einen Überblick zu verschaffen und damit auch Platz zu gewinnen.
Diese Schritte sind zu empfehlen:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen.
- Überprüfen Sie die Vorgaben hinsichtlich Archivierung/Aufbewahrung.
- Löschen Sie datenschutzgerecht: Schreddern der Papiere und CDs, mehrfaches Löschen der Speicherbereiche von elektronischen Archiven.
- Protokollieren Sie die Löschvorgänge und informieren Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n
.
Eine Checkliste (6-jährige und 10-jährige Aufbewahrungsfrist) stellt hierzu unter anderem redmark bereit.
